FACTORES QUE SE TOMAN EN CUENTA PARA LA MEJORA E IMPLEMENTACIÓN DE TI.

FACTORES QUE SE TOMAN EN CUENTA PARA LA  MEJORA E IMPLEMENTACIÓN  DE TI.

La tecnología de información están transformado las actividades económicas y cotidianas como uno de los fenómenos sociológicos más importantes del siglo. Por esta razón, los niveles de oportunidades de trabajo se incrementan de una manera acelerada en diferentes áreas del conocimiento. Indiscutiblemente, las computadoras han invadido ya todos y cada uno de los campos de la actividad humana: ciencia, tecnología, arte, educación, recreación, administración, economía y de acuerdo a la tendencia actual, nuestra civilización y las venideras dependerán cada vez más de estos "cerebros" electrónicos.

Se ha venido incrementando la velocidad de cambio del medio de casi todas las organizaciones, de allí que éstas necesiten ahora más información como soporte a la toma de decisiones. Es por eso que, el desarrollo de los sistemas de información viene jugando un papel importante y cada vez más preponderante para poder competir y subsistir en el medio. Se debe precisar que, Para responder a los retos planteados por la nueva situación económica y tecnológica mundial, se impulsa una dinámica tendiente a dar a conocer los elementos necesarios para estar a la vanguardia en este campo.

Se considera que los sistemas de información son importantes para los gerentes administradores o las peronas encargadas de la toma de decisiones dentro de una empresa ya que lo mas importante para la toma de decisiones es la información y esta es obtenida ya sea de medios formales e informales. La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

Considerando este supuesto, puntualizaremos el Por Qué son importantes los Sistemas de Información:

Ø Se ha convertido con el tiempo, en otra área funcional de la empresa, tal como la contabilidad, finanzas, mercadeo, o producción.

Ø Toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.

Ø Un sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de vista - costo / beneficio -, partiendo de la concepción del valor que se le otorgue a la información dentro de una organización.

Ø El éxito de un SI no debe medirse solo por su eficiencia en términos de minimizar costos.

Ø El éxito también debe medirse por la efectividad de la TI en respaldo de las estrategias empresariales de una organización.

Ø Facilitando procesos empresariales,

Ø Intensificando estructuras y su cultura organizacional

Ø Incrementando el valor comercial de la empresa en un entorno empresarial dinámico.

Los sistemas de información utilizan personas, datos, hardware, software, recursos y tecnologías de redes de comunicaciones para reunir transformar y diseminar información en una organización.

Desde el punto de vista de los costos, sin entrar a ser específico se resumen en los siguientes rubros:

• Hardware (equipos necesarios para el procesamiento de la información)

• Software (adquisición o desarrollo de aplicaciones a la medida y programas genéricos a nivel comercial)

• Personal (personas que intervienen en el sistema para procesar, controlar y administrar la información)

• Otros costos (generación de informes, formatos, estandarización de procesos)

Dependiendo del tipo de sistema de información que se esté tratando, las funciones esenciales que respaldan su existencia se verán modificadas. En general, los sistemas de información tienen como objetivo:

• Respaldar las operaciones empresariales.

• Respaldar la toma de decisiones gerenciales.

• Respaldar la ventaja competitiva estratégica.

• Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las empresas.

• Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran.

• Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado.

• Dar elementos de juicio para realizar pronósticos para la empresa.

Los factores más importantes que se deben tener en cuenta para la implementación de TI son los siguientes:

Crecimiento de la organización.

Además de conocer la situación actual de la empresa, es imprescindible estudiar la visión actual para conocer los planes de crecimiento, la posibilidad de nuevos mercados, las estrategias, las próximas inversiones, los productos nuevos que se piensan desarrollar. Todo esto con el objetivo de evitar que el sistema no alcance a cumplir las necesidades y requerimientos de la empresa a largo plazo. En el caso de que se tenga planeada una reestructuración dentro de la empresa, se tendrá que estimar los costos y beneficios tangibles e intangibles. También se deberán contemplar los nuevos roles y funciones para planificar la capacitación del personal afectado. 

Infraestructura tecnológica actual.

El costo de los sistemas de información es una de las principales razones por lo que muchas compañías no quieren implementar nueva tecnología, debido a esto se debe analizar tanto el hardware como el software que se tiene, para que, a medida de lo posible, no se tenga que realizar una inversión extra. Otro motivo por el cual es necesario determinar los recursos tecnológicos con los que cuenta la compañía, es porque en base a estos recursos se diseñará la propuesta del nuevo sistema. 

Capital humano para la implementación.

Sin restar importancia a los otros factores, uno de los factores más importantes, sin duda alguna, son los recursos humanos de la compañía. Los problemas principales que se detectan en esta área son la resistencia al cambio y el compartir información. Para prevenir estos problemas en la implementación de nuestro sistema se puede utilizar cualquier metodología de administración de recursos humanos, puede ser basada en competencias, en grupos auto dirigidos, etc. Lo importante es contar un equipo de trabajo bien integrado que tenga los conocimientos suficientes para el proceso de la toma de decisiones, que conozca profundamente las necesidades del sistema y sobre todo que pueda explotar al máximo la información. Una evaluación de la resistencia al cambio podrá determinar la manera en que se implementará el sistema:

Evolutivo: se refiere a que la implementación sea gradual.
Revolucionario: indica un cambio rápido y total.
Sistemático: es una combinación de los dos anteriores, es un cambio total pero poco a poco.

Situación financiera.

Este factor implica conocer los estados financieros de la compañía que nos permitan determinar la factibilidad económica de implementar el sistema de soporte a la decisión. O bien, que nos permitan conocer el presupuesto máximo con el que cuenta la empresa para desarrollar el proyecto. Esta evaluación nos permitirá visualizar las características del sistema que es posible implementar e identificar oportunamente si el sistema cumplirá con las necesidades de la empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA

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