La tecnología de información
están transformado las actividades económicas y cotidianas como uno de los
fenómenos sociológicos más importantes del siglo. Por esta razón, los niveles
de oportunidades de trabajo se incrementan de una manera acelerada en diferentes
áreas del conocimiento. Indiscutiblemente, las computadoras han invadido ya
todos y cada uno de los campos de la actividad humana: ciencia, tecnología,
arte, educación, recreación, administración, economía y de acuerdo a la
tendencia actual, nuestra civilización y las venideras dependerán cada vez más
de estos "cerebros" electrónicos.
Se ha venido incrementando
la velocidad de cambio del medio de casi todas las organizaciones, de allí que
éstas necesiten ahora más información como soporte a la toma de decisiones. Es
por eso que, el desarrollo de los sistemas de información viene jugando un
papel importante y cada vez más preponderante para poder competir y subsistir
en el medio. Se debe precisar que, Para responder a los retos planteados por la
nueva situación económica y tecnológica mundial, se impulsa una dinámica
tendiente a dar a conocer los elementos necesarios para estar a la vanguardia
en este campo.
Se considera que los
sistemas de información son importantes para los gerentes administradores o las
peronas encargadas de la toma de decisiones dentro de una empresa ya que lo mas
importante para la toma de decisiones es la información y esta es obtenida ya
sea de medios formales e informales.
La
información formal llega a manos de los gerentes mediante informes
administrativos y estadísticas de rutina.
La
información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus
colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y
conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de
recolectar datos.
Considerando este supuesto,
puntualizaremos el Por Qué son importantes los Sistemas de Información:
Ø Se
ha convertido con el tiempo, en otra área funcional de la empresa, tal como la
contabilidad, finanzas, mercadeo, o producción.
Ø
Toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de
las tecnologías de información (TI) como elemento que brinda ventajas
comparativas con respecto a la competencia.
Ø Un
sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de
vista - costo / beneficio -, partiendo de la concepción del valor que se le
otorgue a la información dentro de una organización.
Ø El
éxito de un SI no debe medirse solo por su eficiencia en términos de minimizar
costos.
Ø El
éxito también debe medirse por la efectividad de la TI en respaldo de las
estrategias empresariales de una organización.
Ø
Facilitando procesos empresariales,
Ø
Intensificando estructuras y su cultura organizacional
Ø
Incrementando el valor comercial de la empresa en un entorno empresarial
dinámico.
Los sistemas de información
utilizan personas, datos, hardware, software, recursos y tecnologías de redes
de comunicaciones para reunir transformar y diseminar información en una
organización.
Desde el punto de vista de
los costos, sin entrar a ser específico se resumen en los siguientes rubros:
• Hardware (equipos
necesarios para el procesamiento de la información)
• Software (adquisición o
desarrollo de aplicaciones a la medida y programas genéricos a nivel comercial)
• Personal (personas que
intervienen en el sistema para procesar, controlar y administrar la
información)
• Otros costos (generación
de informes, formatos, estandarización de procesos)
Dependiendo del tipo de
sistema de información que se esté tratando, las funciones esenciales que
respaldan su existencia se verán modificadas. En general, los sistemas de
información tienen como objetivo:
• Respaldar las operaciones
empresariales.
• Respaldar la toma de
decisiones gerenciales.
• Respaldar la ventaja
competitiva estratégica.
• Contribuir a la automatización
de actividades y procesos en las empresas.
• Llevar la información de
manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran.
• Proporcionar un
diagnóstico de la empresa en un momento dado.
• Dar elementos de juicio
para realizar pronósticos para la empresa.
Los factores más importantes
que se deben tener en cuenta para la implementación de TI son los siguientes:
Crecimiento
de la organización.
Además de conocer la situación actual de la empresa, es imprescindible estudiar
la visión actual para conocer los planes de crecimiento, la posibilidad de
nuevos mercados, las estrategias, las próximas inversiones, los productos
nuevos que se piensan desarrollar. Todo esto con el objetivo de evitar que el
sistema no alcance a cumplir las necesidades y requerimientos de la empresa a
largo plazo. En el caso de que se tenga planeada una reestructuración dentro de
la empresa, se tendrá que estimar los costos y beneficios tangibles e
intangibles. También se deberán contemplar los nuevos roles y funciones para
planificar la capacitación del personal afectado.
Infraestructura tecnológica actual.
El costo de los sistemas de información es una de las principales razones por
lo que muchas compañías no quieren implementar nueva tecnología, debido a esto
se debe analizar tanto el hardware como el software que se tiene, para que, a
medida de lo posible, no se tenga que realizar una inversión extra. Otro
motivo por el cual es necesario determinar los recursos tecnológicos con los
que cuenta la compañía, es porque en base a estos recursos se diseñará la
propuesta del nuevo sistema.
Capital humano para la implementación.
Sin restar importancia a los otros factores, uno de los factores más importantes,
sin duda alguna, son los recursos humanos de la compañía. Los problemas
principales que se detectan en esta área son la resistencia al cambio y el
compartir información. Para prevenir estos problemas en la implementación de
nuestro sistema se puede utilizar cualquier metodología de administración de
recursos humanos, puede ser basada en competencias, en grupos auto dirigidos,
etc. Lo importante es contar un equipo de trabajo bien integrado que tenga los
conocimientos suficientes para el proceso de la toma de decisiones, que conozca
profundamente las necesidades del sistema y sobre todo que pueda explotar al
máximo la información. Una evaluación de la resistencia al cambio podrá
determinar la manera en que se implementará el sistema:
Evolutivo: se refiere a que la implementación sea gradual.
Revolucionario: indica un cambio rápido y total.
Sistemático: es una combinación de los dos anteriores, es un cambio total pero
poco a poco.
Situación
financiera.
Este factor implica conocer los estados financieros de la compañía que nos
permitan determinar la factibilidad económica de implementar el sistema de
soporte a la decisión. O bien, que nos permitan conocer el presupuesto máximo
con el que cuenta la empresa para desarrollar el proyecto. Esta evaluación nos
permitirá visualizar las características del sistema que es posible implementar
e identificar oportunamente si el sistema cumplirá con las necesidades de la empresa.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICA
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